ChatGPTで職務経歴書を作るときの個人情報｜氏名と社名の扱い

ChatGPTで職務経歴書を作るときは、氏名と連絡先を伏せ字にして渡します。在籍企業名・取引先名・プロジェクト名は、従業員300人の受託開発会社のように業種と規模だけの言い方にし、伏せた所とあわせて仕上げで自分が元に戻します。

ChatGPTの設定には、新しい会話をモデル（ChatGPTの文章を作る仕組み）の学習に使わせない項目があります^＊2。ただし、この設定はチャットを削除するものではありません^＊2。入力する情報を減らす作業は、設定とは別の対策です。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 伏せる情報と置き換える情報は2種類

氏名・住所・電話番号・メールアドレスは入れずに伏せ字にし、在籍企業名・取引先名・プロジェクト名は一般的な言い方に置き換えて渡します。伏せ字とは、「【氏名】」のように、元の情報の代わりに置く目印のことです。完成した文書では、自分で元の情報に戻します。個人情報保護委員会の注意喚起の利用者向けの項目は、入力を禁じる内容ではありません^＊1。

伏せるのは、氏名・住所・電話番号・メールアドレスの4つです。個人情報は、氏名や生年月日などで特定の個人を識別できる情報で、他の情報と容易に照合して識別できるものも含む情報です^＊5。この4つは本人にたどり着く情報そのものなので、ChatGPTに渡す文には「【氏名】」「【住所】」のように角かっこで囲んだ伏せ字を置きます。職務内容の文章を作らせるだけなら、伏せ字のままでも文面は作れます。

職務経歴書の必須項目は標題・氏名・日付・職務経歴の4つで、住所は任意です^＊6。氏名は完成した文書に自分で書き入れ、住所は載せるかどうかを自分で決めます。電話番号は、応募先企業から連絡をしやすくするために載せる項目です^＊6。

在籍企業名・取引先名・プロジェクト名は、事業内容と規模、顧客の業種、システムの種類に置き換えます。例は、従業員300人の受託開発会社、金融機関向けの基幹システムです。職務経歴書の書式には、会社概要として事業内容と従業員数を書く項目が例示されているので、置き換えた言い方は会社概要の欄にそのまま使える形です^＊6。固有の名前は、会社名と取引先名が並ぶほど勤務先と本人を特定する手がかりになるため、渡しません。

2. そのまま渡す作業と伏せる名前の線引き

ChatGPTに渡す情報は、担当した作業と、本人や勤務先にたどり着く名前の2つに分けられます。前者はそのまま渡し、後者は伏せるか置き換えます。

職務内容には、仕事の具体的な内容、責任の範囲、使用した機器や技術を書けます^＊6。使った言語・ツール・技術と自分の役割は、そのままChatGPTに渡して文章にまとめさせます。名前を伏せるときに、担当した作業まで「業務全般」のように丸めると、ChatGPTに渡る情報が減り、具体性のない職務内容しか作れません。

渡す文の形は、「従業員300人の受託開発会社で、金融機関向けの基幹システムの刷新に参加しました。担当は画面設計からテストまでです。この内容で職務経歴書の職務内容の文章を作ってください。」です。期間・役割・成果の数字は、自分の記録の実際の値を入れて渡します。

3. 伏せ字と一般的な言い方の対応表

ChatGPTに渡す書き方と、完成した文書で戻す場所の対応

元の情報	ChatGPTに渡す書き方	完成した文書で戻す場所
氏名	【氏名】	冒頭の氏名欄。必須項目＊6
住所	【住所】	載せるかどうかを自分で決める。住所は任意の項目＊6
電話番号	【電話番号】	連絡先の欄。応募先企業から連絡をしやすくするための項目＊6
メールアドレス	【メールアドレス】	連絡先の欄
在籍企業名	従業員300人の受託開発会社	勤務先の欄。略称を使わず正式名称で書く＊6
取引先名	金融機関向け、製造業向けなどの業種	書くかどうかを、前の会社の決まりを読んで自分で決める
プロジェクト名	基幹システムの刷新などの内容	書くかどうかを、取引先名と同じく自分で決める

表の右の列が、仕上げで自分が書き戻す場所です。社名の略記や表記ゆれがChatGPTの出力に入っていないかを読み、勤務先は「(株)○○」ではなく「株式会社○○」の正式名称に直します^＊6。

取引先名とプロジェクト名は、戻すかどうかを先に決めます。職務経歴書は、記載内容に基づいて面接で質問されることが多いです^＊6。聞かれたときに答えられる名前だけを書き、前の会社の秘密保持の決まりで外に出せない情報がある場合は、置き換えた言い方のまま完成させます。

戻し忘れは、完成した文書で「【」を検索すると見つかります。置き換えた一般的な言い方には記号が付かないので、元の名前との対応は自分のメモに書き残し、メモを見ながら戻します。このメモはChatGPTには渡しません。

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4. 個人情報保護委員会の注意喚起とChatGPTの設定

個人情報保護委員会の注意喚起は、事業者向けと一般の利用者向けに分かれ、利用者向けは3つの点を挙げています^＊1。1つ目は、入力した個人情報が機械学習に使われ、正確または不正確な内容で出力されるリスクがあることです^＊1。2つ目は、応答に不正確な個人情報が含まれることがあることで、3つ目は、提供事業者の利用規約やプライバシーポリシーを確認して判断することです^＊1。いずれも入力を禁じるのではなく、リスクを踏まえて適切に判断することを求めます^＊1。

違反の可能性に触れた項目は、個人情報取扱事業者（個人情報を事業のために取り扱う会社などの事業者）向けの内容で、利用者向けとは別にまとめられています^＊1。自分の経歴を入れる人は、利用者向けの3つの点を読んで、渡す情報を自分で決めます。ChatGPTを提供するOpenAIは、プロンプト（ChatGPTに入力する指示文）やアップロードしたファイルを取得し、モデルの学習に使う場合があります^＊4。

設定は、データコントロールの中の「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにします^＊2。オフにしたあとに始める会話は、モデルの学習に使われません^＊2。職務経歴書を作る前に、この設定を済ませておきます。

オフにしても、チャットは削除されません^＊2。削除を選んだ場合は、例外を除き30日以内にOpenAIのシステムから削除されます^＊4。伏せ字と置き換えは、チャットが残っても困らない形で渡すための手順です。

回答に「いいね」などのフィードバックを付けると、その会話全体がモデルの学習に使われることがあります^＊2。職務経歴書の下書きに「いいね」を付ける前に、会話に入れた内容を読み返し、伏せ字と置き換えが済んでいるかを見ます。

一時チャットは、チャット履歴に表示されず、モデルの改善に使われない会話です^＊2＊3。ただし、安全上の理由から最長30日間保持されることがあります^＊3。一時チャットを使う場合も、渡す情報を伏せ字と置き換えにする点は同じです。

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5. 完成した文書で元に戻す手順は5つ

1つ目は、出力された文章を、自分の経歴の記録と照らして読むことです。注意喚起には、応答の不正確さも利用者向けの点として挙がっています^＊1。担当した期間、役割、成果の数字を、手元の資料と1か所ずつ合わせます。

2つ目は、伏せ字を戻すことです。【氏名】を氏名に、【電話番号】と【メールアドレス】を連絡先に書き換えます。住所は、載せるなら書き入れます^＊6。書き換えは、対応メモを見ながら文書の作成ソフトで行い、戻した文書はChatGPTに貼り直しません。

3つ目は、勤務先を正式名称に戻すことです。勤務先は略称を使わず、「(株)○○」ではなく「株式会社○○」と書きます^＊6。置き換えに使った「従業員300人の受託開発会社」は、会社概要の欄に事業内容と従業員数として残せます^＊6。

4つ目は、取引先名とプロジェクト名を書くかどうかを決めることです。前の会社の就業規則や秘密保持の契約に、外に出せない情報の定めがないかを読みます。営業秘密は、秘密として管理されていて、事業活動に有用で、公然と知られていない情報のことです^＊7。取引先名やプロジェクト名がこれに当たるかは、その会社の管理によって決まります。

5つ目は、完成した文書をコピーして保管し、面接の前に読み返すことです^＊6。面接では、提出した職務経歴書の記載内容に基づいて質問されることが多いです^＊6。置き換えた言い方で書いた部分は、聞かれたときに業種と規模、自分の役割を口頭で説明できるようにしておきます。

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6. よくある質問

Q1. 自分の氏名をChatGPTに入力すると個人情報保護法に違反しますか

A. 注意喚起で違反の可能性に触れているのは、事業者向けの項目です^＊1。事業者が本人の同意なく個人データ（事業者が管理する個人情報）を入力し、応答の出力以外の目的で扱われる場合を指しています^＊1。自分の経歴を入れる人が読むのは、一般の利用者向けの項目です^＊1。

Q2. 一時チャットなら氏名や社名をそのまま入れても問題ありませんか

A. 問題がないとは言えません。一時チャットはモデルの改善に使われませんが、安全上の理由から最長30日間保持されることがあります^＊2＊3。通常のチャットと同じ手順で、氏名と社名を伏せてから渡します。

Q3. 「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにすればそのまま入れても問題ありませんか

A. オフにしても、入力する情報を減らす手順の代わりにはなりません。チャットは残り、回答にフィードバックを付けた会話は学習に使われることがあります^＊2。

Q4. 今の職務経歴書のファイルをそのままアップロードしてもよいですか

A. 氏名・連絡先・社名が入ったままのファイルは、アップロードしません。OpenAIは、アップロードしたファイルも取得し、モデルの学習に使う場合があります^＊4。伏せ字と置き換えを済ませた文章を、テキストで貼って渡します。

Q5. 取引先名やプロジェクト名は営業秘密に当たりますか

A. 当たるかどうかは、その会社が秘密として管理しているかによります^＊7。書いてよい名前かどうかは、前の会社の就業規則や契約書から自分で判断し、判断がつかない名前は置き換えた言い方で書きます。

Q6. 上司や同僚の氏名は入れてもよいですか

A. 入れません。他の人の氏名は、職務経歴書に載せる項目にありません^＊6。

7. まとめ：伏せ字と置き換えで渡して仕上げで戻す

最初にChatGPTの設定を開いて学習のオフを済ませ、次に氏名・住所・電話番号・メールアドレスを伏せ字にした経歴メモを作ります。そのメモをもとに文章を作らせ、完成した文書で伏せ字を戻します。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等（個人情報保護委員会・令和5年6月2日）
＊2 ChatGPT のデータ管理（OpenAI ヘルプ）
＊3 ChatGPT の一時チャット（OpenAI ヘルプ）
＊4 プライバシーポリシー（OpenAI）
＊5 個人情報の保護に関する法律 第2条（e-Gov法令検索）
＊6 職務経歴書の作り方（厚生労働省・ハローワーク）
＊7 不正競争防止法 第2条第6項（e-Gov法令検索）