転職でマイナンバーを出す場面｜提出先

転職の手続きでは、内定後の書類提出から入社後の手続きまで、複数の場面でマイナンバーの提出を求められます。どの場面でどこに提出するのかが分かりにくいまま、案内に沿って書類へ記入してしまう例があります。求められる場面と、何のために使われる書類かを、提出先ごとに整理して確かめます。

提出で迷いやすいのは、何のために使われる書類かということです。提出先が分かれば、記入する場面ごとの迷いは減らせます。目的と提出先を確かめておくと戸惑いにくくなります。

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1. マイナンバーは、目的と提出先を確かめて出します

転職の場面でマイナンバーの提出を求められたときは、何のために使う書類かと、どこに提出するのかを確かめれば十分です。番号そのものの扱い方に悩む前に、目的と提出先の2点を、勤務先の案内に沿って確かめる進め方があります。

転職の手続きの中で、マイナンバーの提出を求められる場面は複数あります。内定後の書類一式に含まれている場合もあれば、入社した後にあらためて案内される場合もあります。

番号そのものの取り扱い方に踏み込む前に、まず確かめておきたいのは、その書類が何のために使われるのかという点です。使われ方が分かれば、記入欄を埋める前の迷いが減ります。

提出先も、勤務先の中で一律というわけではありません。人事担当がまとめて受け取る場合と、総務や給与の窓口が別に案内する場合があります。どこに出すのかは、案内を受けた時点で確かめておく事柄です。

求められる場面と、何のために使われるか、どこに提出するのかという3点に絞って、次から順に整理します。

目的と提出先の2点は、書類の名称が変わっても確かめ方は同じです。案内文に記載がない場合は、次の説明を読み進める前に、まず勤務先の人事・総務に聞く進め方があります。

2. 求められる場面は入社の前後で分かれます

マイナンバーの提出を求められる場面は、入社前と入社後の大きく2つに分かれます。内定後に提出書類を案内されるタイミングと、入社してから改めて案内されるタイミングとでは、使われる手続きの窓口が異なります。

入社前に求められる場合は、雇用契約に関する書類一式とあわせて案内される場面があり、人事担当が窓口になっている場合があります。入社後に求められる場合は、総務や給与の窓口から改めて案内されることがあります。

どちらの場面でも、使われる手続きの窓口が違うために、案内のタイミングと窓口が分かれています。制度の中身に踏み込まなくても、案内を受けた段階で、どの窓口宛てかを確かめれば足ります。

入社前と入社後のどちらであっても、案内を受けた時点で確かめておきたいのは、書類の名称ではなく、何のために使われるのかという点です。名称だけを覚えても、使われ方が分からなければ、次に似た案内を受けたときにまた迷うことになります。

入社前後に確かめておきたいことは、これだけではありません。入社してから30日の間に確かめておきたい事柄は、別の記事で扱っています。

あわせて読みたい ｜ 入社してからの30日｜聞ける時期に聞くこと

3. 場面別に提出先を表で整理します

場面によって提出先が分かれるため、まず4つの場面を並べて整理します。番号の記入方法ではなく、どの窓口に確かめればよいかを確認するための表です。

場面・使われ方・提出先の対応

求められる場面	何のために使われるか	提出先
内定後の書類提出	雇用契約に関する届出の準備	人事担当の窓口
入社時の手続き	行政への届出の準備	総務・労務の窓口
給与に関する手続き	給与に関する届出の準備	給与担当の窓口
扶養に入る人の届出	扶養に関する届出の準備	人事または総務の窓口

4つの場面はいずれも、マイナンバーがどの届出のために使われるかという観点で分けています。番号そのものの記入方法に踏み込むものではなく、提出先を確かめるための整理です。

内定後にまとめて提出書類を求められる場合は、人事担当の窓口に確認すれば、扱いがまとまって分かります。入社後に別の手続きで求められる場合は、総務や給与の窓口が別に案内することがあります。

扶養に入る人がいる場合は、その届出のために別途提出を求められることがあります。誰の分を出すのかが分かりにくいときは、勤務先の人事・総務に確かめる進め方があります。

表に載せた4つの場面は、勤務先によって窓口の名称が異なることがあります。表の言葉と勤務先の案内文の言葉が一致しない場合は、どの場面に近いかを手がかりに、人事・総務へ確かめる進め方があります。

入社前後に提出を求められる書類は、これだけではありません。健康保険の資格喪失証明書について、頼む先を確かめる進め方は別の記事で扱っています。

あわせて読みたい ｜ 健康保険の資格喪失証明書｜頼む先を確かめる

4. 案内から提出先の確認までの進み具合を示します

マイナンバーの提出を案内された直後は、何のために使う書類かも、どこに提出するのかも分からない段階です。案内を読み進めるうちに、目的と提出先のどちらかが先に分かる場合があります。

目盛りの左端は案内を受けたばかりの段階、右端は提出先まで確かめ終えた段階を指します。実際の進み方は人によって前後しますが、案内を受けてから提出先を確かめるまでの間に、いくつかの段階があるという整理です。

提出先が分かっても、何のために使われる書類かが分からないままだと、記入欄の前で手が止まることがあります。逆に目的だけ分かっていても、提出先が分からなければ、書類は宛先のないまま手元に残ります。

どちらか一方だけを確かめて終えるのではなく、目的と提出先の両方を確かめた段階まで進めることが、この目盛りの右端が指す状態です。

案内を受けてから提出先を確かめるまでの間に、複数回のやり取りが必要になる場合もあります。一度で分からなくても、確かめ直すことで目盛りの右側に進めます。

5. 確かめる順番をたどります

目的と出し方の両方を確かめるまでの流れを、4つの段階に分けて示します。

4つの段階は、案内を受ける→目的を聞く→出し方を聞く→控えを残すの順で進めると、聞き忘れが少なくなります。すべてを一度に聞けなくても、聞けた段階から次に進めば手がかりは増えます。

目的を聞く段階では、マイナンバーがどの届出のために使われるのかを、人事・総務の窓口に確かめます。制度の詳しい仕組みまで聞く必要はなく、何のための書類かが分かれば十分です。

出し方を聞く段階では、紙で出すのか、システムに入力するのか、誰宛てに出すのかを確かめます。提出先が複数に分かれている勤務先では、この段階を飛ばすと、書類が宛先のないまま手元に残ることがあります。

控えを残す段階では、提出した書類の写しや、案内文そのものを手元に残しておきます。あとで別の届出を求められたときに、何をいつ出したかを確かめる手がかりになります。

6. 人事への伝え方を3つに揃えます

マイナンバーの提出について人事・総務に確かめるときは、聞き方を揃えておくと、答えの抜けに気づきやすくなります。次の3つを揃えておきます。

3つの言い方は、目的・提出先・控えという3つの角度に対応しています。どれか1つだけを聞くより、3つを順に聞いておくと、答えの抜けに気づきやすくなります。

案内文を読んでも目的が分かりにくい場合は、書類名だけでなく、その書類がどの届出に使われるのかを、あわせて聞くと手がかりが増えます。

提出先を聞くときは、窓口の名前だけでなく、紙かシステムかという出し方まであわせて確かめておくと、二度手間になりにくくなります。

聞いた内容はその場でメモに残しておくと、あとで別の書類の提出を求められたときに、同じ窓口かどうかを見比べる手がかりになります。

人事・総務に確かめた内容は、内定通知書や労働条件通知書に記載がある場合もあります。書面の記載と、窓口で聞いた内容を見比べておくと、あとで見返しやすくなります。健康診断書の提出についても、求められる場面と段取りを別の記事で扱っています。

あわせて読みたい ｜ 健康診断書の提出｜求められる場面と段取り

7. よくある質問｜提出先と使い道が手がかりです

Q1. マイナンバーの提出は、内定後と入社後のどちらで求められますか。

A. どちらの場面もあります。書類一式に含まれている場合と、入社後にあらためて案内される場合があり、どちらの窓口宛てかは勤務先の人事・総務に確かめる進め方があります。書類の名称だけでは判断がつかない場合もあるため、案内文と合わせて確認すると手がかりが増えます。

Q2. 提出先が分からないときはどうすればよいですか。

A. 案内文に窓口名の記載がない場合は、勤務先の人事・総務に確かめる進め方があります。紙かシステムかという出し方も、あわせて確認すると手がかりが増えます。窓口が複数に分かれている勤務先では、どちらが最終の提出先かも確かめておくと二度手間になりにくくなります。

Q3. 扶養に入る人がいる場合、マイナンバーは誰の分を提出すればよいですか。

A. 扶養に入る人の分をまとめて求められる場面があります。誰の分が必要かは、勤務先の人事・総務に確かめる進め方があります。依頼の時期や書類の名称は勤務先によって異なるため、案内文と合わせて確認しておくと手がかりが増えます。

Q4. マイナンバーの提出後に案内内容を確かめたいときはどうすればよいですか。

A. 提出時の控えや案内文を手元に残しておき、内容を確かめたいときは勤務先の人事・総務に確かめる進め方があります。同じ内容を別の書類で求められた場合は、前回の控えと見比べておくと、記入の手間が減ります。

8. まとめ：目的と提出先を確かめます

転職の手続きでマイナンバーの提出を求められたときは、番号そのものの扱い方に悩む前に、何のために使う書類かと、どこに提出するのかを確かめれば十分です。案内を受ける→目的を聞く→出し方を聞く→控えを残すという順番で、勤務先の人事・総務に確かめる進め方があります。書類の名称や案内のタイミングは勤務先ごとに異なるため、この4段階を目安にしながら、案内文と実際の窓口を見比べておくと手がかりが増えます。分からない点が残るときも、勤務先の人事・総務に確かめる進め方があります。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省 賃金構造基本統計調査