最終面接の当日辞退｜電話で伝える例文とメールの書き方

最終面接の当日に辞退するときも、必ず面接先へ連絡し、まず電話で伝えます^＊1。電話のあとに記録として同じ内容をメールで送るか、電話がつながらなかったときにメールを送ります。電話で話す内容は、名乗り、応募職種、辞退の意思、お詫びの順です。

会社は応募者の入社をあてにしているので、礼を尽くしてきちんと辞退するのが常識です^＊1。メールにも、辞退の理由は書きません。ハローワーク経由の応募には、辞退の連絡をしなかった回数による制限もあります^＊2。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 当日の辞退は電話で伝えメールは電話のあとに送る

当日の辞退は、必ず面接先へ連絡し、最初に電話で伝えます^＊1。連絡の対象は、日時に行けない場合と、応募を辞退する場合の両方です^＊1。電話で伝えたあとは、メールを記録として送ります。電話に出てもらえないまま終わったときは、辞退そのものをメールで連絡します。

最終面接の当日辞退も応募の辞退のひとつなので、連絡が前提です。連絡しないまま面接に行かなければ、辞退ではなく、連絡のない欠席になります。

採用を辞退するときの伝え方は、会社へ直接出向くか、電話で丁重に辞退の意思を示すことです^＊1。当日の辞退でも、この2つのうち電話を先に使います。電話は、担当者に直接、辞退の意思が届く手段です。

メールの使い方は2通りあります。1つは、電話で辞退を伝えた直後に、通話の記録として送る使い方です。もう1つは、何度かけても連絡がつかなかったときに、電話の代わりに送る使い方です。

辞退とは別に、面接に遅れそうなときも、早めに電話で連絡し、何時までに行けるかをハッキリ伝えます^＊1。辞退と遅刻は別の連絡ですが、どちらも電話を先にする点は同じです。迷っているうちに時間が過ぎて、どちらの連絡もできなくなる状態が、最も避けたい形です。

2. 辞退を決めてから連絡を終えるまでの4段階

辞退を決めたら、その場で電話の準備に入ります。用意するのは、応募先の電話番号、自分の氏名、応募した職種、面接の日時の4つです。応募のときの確認メールや求人ページに、担当部署の番号が書かれている場合があります。担当者の名前が分かるときは、メモしておきます。

電話は、会社の営業時間のうちに、静かな場所からかけ、つながったら名乗りと応募職種を先に言って、そのあとで辞退の意思を伝えます。担当者が席を外しているときは、折り返しを頼むより、いつなら話せるかを聞いて、その時間にかけ直します。

つながらないときは、少し時間を置いてかけ直し、留守番電話に切り替わった場合は、名乗りと応募職種に加えて、辞退の意思と自分の連絡先を短く残します。何度かけ直しても出ないときは、メールを送ります。

電話で伝えたあとは、通話の内容をメールにも残します。最後までつながらなかったときは、このメールが電話の代わりの連絡になります。送る相手は、面接の案内を送ってきた担当者のアドレスです。

3. 電話とメールと直接出向く方法の使い分け

辞退を伝える手段ごとに、使う場面と気を付ける点を表にしました。

辞退の連絡の手段と、使う場面

連絡の手段	使う場面	伝えるときの注意
電話	最初の連絡。辞退を決めたら、この手段を先に使う＊1	担当者に直接伝わるので、名乗りと応募職種を先に言う
メール	電話の直後に送る記録。または、電話に出てもらえなかったとき	件名に用件と氏名を入れ、本文は短く書く
直接出向く	採用を辞退する場合の方法として、資料に挙がっている＊1	当日の辞退では、先に電話を入れてから動く
マイページ（ハローワーク経由の応募）	応募完了から24時間以内の取り消し＊2	24時間を超えたら、電話等で求人者に連絡する＊2

電話を先にするのは、辞退を決めた本人の声で、用件がその場で伝わるからです。会社側も、辞退を受け取ったことをその場で確認できます。メールは、送った事実と時刻が文面とともに残る手段です。

電話番号が分からないときの手がかりは、面接の案内メールの署名と、求人ページの問い合わせ先です。案内メールに担当者の氏名が書かれていれば、その名前を指名して電話をかけます。番号がどうしても見つからない場合は、メールで先に辞退を伝え、見つけた番号へあらためて電話します。

4. 電話の例文は名乗りから始め辞退の意思とお詫びで終える

最終面接の当日辞退の電話は、名乗りと応募職種から入り、辞退の意思、お詫びと進めます。理由は自分から話しません。話す量が少ないほど、担当者が用件を受け取ってメモを取る時間も短く済みます。

例文は次のとおりです。「お忙しいところ失礼いたします。本日、最終面接をお約束いただいております、〇〇と申します。応募しておりますエンジニア職の件で、お電話いたしました。大変申し訳ございませんが、本日の最終面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。急なご連絡で、申し訳ございません。」

最初に名乗りと応募職種を言うのは、電話に出た人が、どの応募の話か分かるようにするためです。そのあとに辞退の意思を伝え、お詫びを添えます。お詫びを先に長く述べると、用件が分かるまでに時間がかかります。

辞退の理由を聞かれたときは、短く答えます。たとえば「検討した結果、辞退させていただくことにいたしました」と答えれば、用件は伝わります。条件の細かな比較は、自分から話しません。

引き止められたり、面接の再設定を提案されたりしても、辞退の意思が変わらなければ、同じ言葉で伝えます。「申し訳ございませんが、辞退の気持ちは変わりません」と言えば、話を長引かせずに済みます。日程を変えて受けたい場合は辞退と別の連絡なので、辞退の電話とは分けて相談するものです。

電話を切る前には、面接の機会をもらったことへのお礼と、お詫びをもう一度言います。たとえば「貴重なお時間をいただいたのに、申し訳ございません。失礼いたします」と言って、相手が切るのを待ちます。

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5. メールの例文とハローワーク経由の応募の決まり

メールを送る場面は2つあります。電話で伝えた直後に記録として送る場合と、最後まで連絡がつかなかった場合です。件名に用件と氏名を入れ、本文は電話と同じ内容を短くまとめます。件名の例は「最終面接辞退のご連絡（氏名）」です。

電話のあとに送る文面は次のとおりです。「お世話になっております、エンジニア職に応募しておりました〇〇〇〇です。先ほどお電話でお伝えしたとおり、本日の最終面接を辞退いたします。直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。選考の機会をいただいたことに、お礼申し上げます。」

連絡がつかないままのときに送る文面は、次のようになります。「お世話になっております、エンジニア職に応募しておりました〇〇〇〇です。本日の最終面接につき、辞退のご連絡を差し上げたく、先ほどお電話いたしましたが、つながりませんでしたので、メールで失礼いたします。直前になってしまい、お詫び申し上げます。のちほど、改めてお電話をおかけする予定です。」

どちらの文面にも、辞退の理由は書いていません。理由は文面から外し、電話で求められた場合だけ話します。宛先には、面接の日程を知らせてきたメールの差出人を指定します。

ハローワークインターネットサービス（ハローワークの求人検索と応募のサイト）から応募した場合は、取り消し方がサイトの利用規約に定められています。マイページ利用規約では、応募完了から24時間以内であれば、マイページから応募を取り消せます^＊2。24時間を超えている場合は、応募者が求人者に電話等で応募を取りやめる旨を連絡する決まりです^＊2。

24時間を過ぎた取り消しの連絡は、メッセージや電話等で行います^＊3。この24時間は、応募を完了してからの時間です。面接の当日から数える時間ではありません。この決まりは、ハローワークインターネットサービス経由の応募に限った話で、ほかの経路で応募した面接には当てはめません。

もうひとつの決まりは、利用制限です。マイページからオンライン自主応募をした面接を、辞退の連絡をせずに欠席したと求人者から報告されることがあります^＊2。その回数が3か月間で5件を超えると、マイページの一部機能に利用制限が課されます^＊2。会社への礼のほかに、この制限も、連絡なしの欠席を避ける理由です。

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6. よくある質問

Q1. 最終面接の当日辞退でも連絡は必要ですか

A. 必要です。応募を辞退する場合は、必ず面接先へ連絡します^＊1。当日の辞退も応募の辞退なので、手段はまず電話です。

Q2. 電話がつながらないときはどうしますか

A. 時間を空けて再度かけ、留守番電話には名乗りと応募職種と辞退の意思を残します。それでも連絡がつかなければ、同じ内容をメールで送ります。

Q3. メールだけで辞退を伝えてもよいですか

A. 辞退の伝え方は、直接出向くことと電話です^＊1。メールは、電話の直後の記録か、電話に出てもらえなかったときの連絡として使います。

Q4. 辞退の理由は話したほうがよいですか

A. 自分から詳しく話す必要はありません。例文は、理由を書かない形です。理由を求められた場合だけ、短く答えます。

Q5. ハローワークの紹介で応募した面接はどう取り消しますか

A. 応募完了から24時間以内なら、マイページから取り消せます^＊2。24時間を超えている場合は、応募者が求人者に電話等で連絡します^＊2。

Q6. 面接に遅れそうなときも電話しますか

A. 電話します。遅れそうなときは早めに電話で連絡し、何時までに行けるかをハッキリ伝えます^＊1。

Q7. 連絡せずに面接へ行かないと何が起きますか

A. ハローワーク経由の応募では、連絡なしの欠席が3か月間で5件を超えると、マイページの一部機能に利用制限が課されます^＊2。

7. まとめ：最終面接の当日辞退は電話が先でメールは記録

辞退を決めたら、面接の開始より前に、電話番号と応募職種を手元に出して、電話をかけてください。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 さぁ！面接です（北海道労働局・ハローワーク札幌 求職者向け）
＊2 ハローワークインターネットサービス マイページ利用規約（厚生労働省職業安定局）
＊3 ハローワークインターネットサービス オンラインハローワーク紹介について～事業主の方へ～