退職届の書き方をAIに頼むと？使える文面と手書きの決まり

AIの下書きで足りるのは退職届の文面そのものだけで、退職日・宛名・提出日と、退職届と退職願のどちらを出すかは自分の手で決めます。氏名と会社名はAIに渡さず、下書きができてから書き入れます^＊4。手書きが必須かどうかは、調べた公的資料には決まりが無く、就業規則（会社が定めた働くときの決まり）や社内の決まりが基準です。

AIに頼むときは、氏名・会社名・日付を「○○」の伏せ字のままにして、文面の指定だけを書きます。出てきた下書きの空欄は、自分で書き入れて仕上げます。例文は筆者が作ったもので、公的な雛形ではありません。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. AIの下書きで足りるのは文面だけ

退職届の文面そのものはAIの下書きで足りますが、退職日・宛名・提出日と、退職届か退職願かは、自分で決めて書き入れます。退職届は、辞める意思を明確に書いて会社に出す書面です。退職願は合意退職（会社と本人の合意で労働契約を終えること）の申込みで、会社が承諾するまでは撤回できます^＊2。厚生労働省のサイトは、一定の日付で辞めたいなら、辞める意思を明確に書いた退職届を出すのが無難としています^＊2。

表題が退職届でも退職願でも、退職の時期が実際に争いになると、書いた内容で判断されます^＊2。AIの下書きに「お願い申し上げます」のような頼む言い回しがあれば、申込みと読まれないよう、「退職いたします」と言い切る形に直します^＊2。文面の型はAIの下書きのまま使えるので、直すのは言い回しだけです。

2. AIに頼んでから提出するまでの4つの手順

退職日の見込みは、民法と就業規則の2つで立てます。契約期間の定めのない雇用（契約書に期間が書かれていない雇用）は、解約の申入れの日から2週間を経過すると終了します^＊1。就業規則に1か月前までのような、社会通念上著しく長くない期間の定めがあるときは、まず就業規則に沿って申し出るのがよい、という茨城労働局の回答です^＊3。

AIへの依頼では、氏名・会社名・日付を「○○」の伏せ字のままにします。依頼文の例は、「退職届の文面を、一身上の都合で退職する形で作ってください。氏名・会社名・日付は○○のままにしてください」です。文面の長さや丁寧さを変えたいときは、「3行以内で」「ですます調で」のように、同じ依頼文へ1つずつ足します。

下書きが出たら、「○○」の欄を自分で書き入れます。退職日は、手順1で立てた見込みの日です。宛名は、会社名と宛先の名前を、社内の書類での表記に合わせて書き入れます。提出日は、実際に出す日です。

手順4は、提出する形を就業規則と上司に聞いて決める段階です。聞く内容は、手書きか印刷か、紙か電子データか、誰に渡すかの3つです。就業規則に定めがあれば、上司に聞く前に読んでおくと、聞くことが絞れます。

3. AIに任せる項目と自分で決める項目

AIは、書く人の会社の就業規則も、退職日の見込みも知りません。そのため、日付と宛名と氏名は空欄のまま依頼し、下書きのあとで書き入れます。

退職届の項目ごとに、AIに任せるか自分で決めるかを分けた表

項目	AIの下書き	自分で決めること
文面の型	下書きで足ります	「一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。」のように言い切る形にします＊2
退職日	空欄にして頼む	2週間の定めと就業規則の期間を見て決める＊1＊3
宛名	空欄にして頼む	会社名と宛先の名前を自分で書き入れる
提出日	空欄にして頼む	実際に出す日を書き入れる
氏名・会社名	入力しない	下書きができてから書き入れる＊4
退職届か退職願か	AIに決めさせない	一定の日付で辞めたいなら退職届が無難＊2。退職願は承諾前なら撤回できる＊2
手書きか印刷か	AIに決めさせない	就業規則や社内の決まりに従う

表で「AIに決めさせない」とした2つは、退職の手続きの結果に関わります。退職願は、会社が承諾する前なら撤回できますが、承諾されたあとは本人だけでは撤回できなくなります^＊2。退職届は意思をはっきり書く書面なので、辞める日付を動かしたくないときに向いています^＊2。どちらを出すかは、辞める日を動かす余地を残したいかどうかで決まります。

AIの応答には不正確な内容が含まれることがあるため^＊4、下書きの日付や会社名の表記は、自分の書類と見比べて直します。提出前に「○」の文字を検索すると、書き入れ忘れた欄を見つけられます。

退職日の欄は、民法の2週間と、就業規則の期間のどちらに合わせるかが問題になる欄です^＊1＊3。次の職場の入社日がすでに決まっているなら、希望する退職日と就業規則の期間の差を、提出の前に上司へ伝えます。希望の日と就業規則の期間が離れているときは、退職日の相談を先に済ませてから、退職届の日付を書き入れます。入社日の調整は、退職日が決まらないと進められないためです。

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4. 伏せ字の例文とAIに渡さない情報

筆者が作った例文を、伏せ字で示します。公的な雛形ではなく、AIに頼むときの見本です。「退職届　一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。　令和○年○月○日　所属部署○○　氏名○○○○　○○株式会社　代表取締役○○○○殿」。「○」の部分が、自分で書き入れる欄です。

AIに渡してよいのは、退職の理由を「一身上の都合」にするか、文面を何行にするか、敬語をどの程度にするかといった、文面の指定です。渡さないのは、氏名・会社名・所属部署・上司の名前のように、人や会社が特定できる情報です。個人情報保護委員会は、一般の利用者に、リスクを踏まえて個人情報を入力するか判断するよう注意しています^＊4。

依頼文に「自分で書き入れる欄を、最後に一覧にしてください」と足すと、書き入れる欄が下書きの末尾に一覧で出ます。AIサービスの規約とプライバシーポリシーは、使う前に読んでおきます^＊4。

ChatGPTでは、設定の「データコントロール」を開き、「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにすると、新しい会話は学習に使われなくなります^＊5。オフにしたあとも、氏名と会社名は入力しないほうが、AIに渡る情報そのものが少なくなります。ほかのAIサービスでは、同じ設定があるかどうかが、そのサービスの規約しだいです^＊4。

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5. 手書きにする決まりは公的資料に見つからない

退職届を手書きにする決まりは、調べた公的資料にはありません。調べたのは、民法第627条、厚生労働省の労働条件の解説ページ、茨城労働局の回答の3つです^＊1＊2＊3。「法律で手書きは不要」と書いた資料も、見つかっていません。

そのため、手書きにするかどうかは、就業規則や社内の決まり次第です。就業規則に様式の定めがあれば、それに従います。定めがなければ、上司や人事の担当者に、手書きか印刷かを聞きます。

手書きを求められたときは、AIの下書きを見ながら書き写します。下書きを印刷して手元に置くと、書き写す文字を目で追えます。「○○」の欄を書き入れる位置も、下書きの上で先に決めておくと、清書の途中で迷いません。

印刷でよい会社なら、AIの下書きをそのまま文書に貼り、欄を書き入れて出します。紙で出すか電子データで出すかも、会社によって違うため、手順4で一緒に聞く項目です。聞いた内容をメモに残しておけば、書き写す前に迷いません。

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6. よくある質問

Q1. 退職届をAIに書かせてもよいですか

A. 文面の下書きは、AIに頼んでかまいません。退職届か退職願かと、退職日・宛名・提出日は、AIに任せず自分で決めます^＊2。氏名と会社名は入力せず、下書きができてから書き入れます^＊4。

Q2. 退職届は手書きでないと受け取ってもらえませんか

A. 調べた公的資料には、手書きにする決まりがありません。就業規則や社内の決まりによって違うので、上司や人事の担当者に聞きます。

Q3. ChatGPTに氏名や会社名を入れてもよいですか

A. 入力しないほうが安全です。個人情報保護委員会は、リスクを踏まえて個人情報を入力するか判断するよう注意しています^＊4。設定の「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにすると、新しい会話は学習に使われません^＊5。

Q4. AIの下書きに「お願い申し上げます」と入っていたらどうしますか

A. 「退職いたします」と言い切る形に直します。退職の意思を明確に書き、合意退職の申込みと解釈されない表現にするのが無難とされるためです^＊2。

Q5. AIが書いた日付はそのまま使えますか

A. 使わず、自分で書き入れます。AIは、書く人の退職日も就業規則も知りません。退職日は、2週間の定めと就業規則の期間を見て決めます^＊1＊3。

Q6. 退職の理由はAIに詳しく書かせたほうがよいですか

A. 筆者の例文は、理由を「一身上の都合」とだけ書く形です。理由を詳しく書くかどうかは、就業規則や会社の指示がなければ、依頼文の指定として自分で決めます。

7. まとめ：文面はAIの下書きで足り日付と宛名は自分で決める

用紙と書き方、退職願との違いは、それぞれ別の記事に書いています。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 民法 第627条（e-Gov法令検索）
＊2 退職、解雇、雇止めなど（確かめよう労働条件・厚生労働省）
＊3 やめたいのにダメと言われて困ってる（茨城労働局）
＊4 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等（個人情報保護委員会・令和5年6月2日）
＊5 ChatGPT のデータ管理（OpenAI ヘルプ）