内定辞退メールの返信の返信｜要る場面と例文3つ

内定辞退メールに会社から返信が来たときは、質問や依頼が入っていれば返信し、受け取りのお礼だけなら、返信を省いても辞退は変わりません。辞退の効力は、会社が返信したかどうかとは別に決まります。期間の定めのない雇用では、辞退を申し入れた日から2週間で契約が終わるからです^＊1。

内定辞退メールの返信は、受け取りのお礼だけのもの、質問や依頼があるもの、考え直すよう勧めるものに分かれ、返し方がそれぞれ違います。辞退メールそのものの書き方は、別の記事にまとめています。辞退を送ったあとに届いた返信への返し方と例文は、本文に載せています。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 辞退メールへの返信に返信が要るのは質問や依頼があるとき

会社の返信に質問や依頼が入っているときは、返信が要ります。受け取りのお礼だけの返信なら、返さなくても辞退は変わりません^＊1＊2。質問や依頼があるかどうかは、疑問の文や、「お送りください」「ご連絡ください」といった頼みの文が入っているかで分かります。返信するときは、聞かれたことへの答えと、辞退する旨の一言を書きます。

辞退は、会社が受け入れて初めて成り立つ手続きではありません。解約の申入れ（辞める意思を相手に伝えること）をした日から2週間で、期間の定めのない雇用は終了します^＊1。内定の辞退を企業は拒否できません^＊4。

そのため、内定辞退メールの返信の役割は、辞退を認めるかどうかを決めることにはありません。返信に書かれているのは、受け取ったという連絡か、手続きに関する質問や依頼か、考え直してほしいという働きかけのどれかです。受け取ったという連絡だけの返信は、省いても辞退の効力に影響はありません。

質問や依頼が入った返信に答えないままにすると、会社は次の手続きに進めません。聞かれたことへの答えは、辞退の意思とあわせて1通で返すと、やり取りが1往復で終わります。内定辞退メールのやり取りは、この1往復で区切りがつきます。

内定辞退メールは、送った時点で終わるとは限りません。会社の返信が届いたら、まず中身を読んで、質問や依頼の文があるかを見ます。あるときは返信し、ないときは返さずに終えます。

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2. 1通目か2通目以降かと質問の有無で返し方は4通りになる

内定辞退メールの返信が1通目か2通目以降かと、質問や依頼があるかの2つで、返し方を4通りに分けました。

内定辞退メールへの会社の1通目の返信に質問や依頼がなければ、返信は任意です。「ご連絡ありがとうございます」「承知しました」といった受け取りの連絡が、これに当たります。送るなら、受け取ってもらったことへのお礼を1文で返し、辞退の理由は足しません。

質問や依頼がある返信には、答えが必要です。聞かれたことを1つずつ答え、最後に1文、辞退の意思に変わりがないことを添えて、1通で返します。質問に答えるだけで辞退の意思に触れないと、辞退を取りやめたのかどうかが相手に伝わらないまま残ります。

内定辞退メールの返信の2通目以降が、お礼や受け取りの連絡だけなら、返さずに終えます。お礼にお礼を返す往復は、どちらかが止めるまで続くため、辞退する側が先に止めてかまいません。2通目以降に新しい質問や依頼が入っていたら、1通目と同じように答えます。

1つの返信に、質問と引き止めの文の両方が入っていることもあります。その場合は、質問への答えを先に書き、辞退の意思は最後に書くと、読んだ相手が結論にたどり着きやすくなります。

3. 辞退の効力は民法の2週間で決まり会社の返信には左右されない

民法第627条第1項は、当事者が雇用の期間を定めなかったときは、いつでも解約の申入れができると定めています^＊1。雇用は、申入れの日から2週間を経過すると終了します^＊1。正社員など、期間の定めのない雇用の辞退は、この規定の考え方にそって扱われます。

内定の時点で、労働契約は成立しています。東京都産業労働局の就職活動ハンドブックは、辞退すればその契約は2週間で終了すると説明しています^＊4。このハンドブックは新卒の就職活動向けの資料ですが、2週間で終わるという説明のもとは、民法第627条です^＊4。

会社は、辞退を断れません。内定の辞退を企業が拒否することはできないと、同じハンドブックに書かれています^＊4。会社の返信が「辞退は認めません」という内容でも、2週間で終わることに変わりはありません。

働き始めたあとの退職についても、同じ考え方が示されています。厚生労働省の労働者向けの解説ページは、労働者が退職を申し入れれば、原則としてその後2週間経過した時点で労働契約は終了すると説明しています^＊2。会社の承諾を待つ手順は、ここには登場しません。

辞退は、どこの会社に行くのかが決まり次第、早く、はっきり伝えます^＊3＊4。内定辞退メールの返信が来たあとに、辞退の意思を伝え直すときも、早さとはっきりさは同じです。電話や面談を求められる場面は、次の表で扱います。

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4. 会社の返信の内容別に見る返信の要否と書くこと

内定辞退メールへの会社の返信の内容を6つに分けて、返信が要るかと、返信に書くことを並べました。

会社の返信の内容別の返信の要否と書くこと

会社の返信の内容	返信	返信に書くこと
受け取ったという連絡だけ	任意	受け取りへのお礼を1文
書類の返送先や連絡方法の質問	要る	聞かれたことへの答えと、辞退の意思が変わらないこと
電話や面談で話したいという依頼	要る	応じるか断るかと、辞退の意思が変わらないこと
考え直してほしいという引き止め	要る	辞退の意思が変わらないこと。理由は長く書かない
辞退は認めないという返信	要る	辞退の意思が変わらないこと＊4
2通目以降のお礼だけの返信	不要	返信せず、やり取りを終える

電話や面談で話したいという依頼には、メールで日時を返すか、メールで済ませたいと返すかを選びます。京都新卒応援ハローワークのページは、辞退の連絡は直接が一番好ましいが電話やメールでも構わないと書いています^＊3。電話に応じるかどうかは自分で決められ、応じないときは、メールに辞退の意思を書いて返せば足ります。

考え直してほしいという引き止めには、辞退は取りやめないと1文で返します。条件を変えると提案されても、受けないなら受けないと書くだけです。理由を長く説明すると、その理由を解決する提案が返ってきて、やり取りが続きやすくなります。

辞退は認めないと書かれた返信が来ても、辞退は止まりません。辞退を断る権限は企業にないと、ハンドブックにあります^＊4。民法の規定により、辞退は2週間で終わるので^＊1、返信は、辞退を取りやめないという1文だけにします。

内定辞退メールの返信の有無にかかわらず、辞退の効力に変わりはありません^＊1＊2。送った辞退メールが会社に届いているかが気になるなら、送信した日付と文面を手元に残したうえで、電話で届いたかを聞く方法があります。やり取りのメールは消さずに保管しておくと、あとで日付を見返せます。

5. 場面別の返信の例文3つ

例文は、辞退を送ったあとの返信に使えるものを3つ並べます。文面の中に、法律の主張や約束は入れていません。「〇〇」の部分は、会社名や担当者名に置き換えてください。件名は、会社から届いた返信の件名に「Re:」が付いた形のまま返すと、会社の側でやり取りがひとまとまりになります。

1つ目は、今後の連絡方法を聞かれたときの返信です。「〇〇様　お返事をありがとうございます。今後のご連絡は、このメールアドレスへお願いいたします。辞退の意思は、先にお送りしたメールのとおり変わりません。」

2つ目は、考え直してほしいと言われたときの返信です。「〇〇様　お声がけに感謝いたします。いただいたお話を受けて改めて考えましたが、辞退の意思は変わりません。ご期待に添えず、申し訳なく思っています。」

3つ目は、受け取りのお礼だけが届いたときの返信です。「〇〇様　ご連絡をありがとうございました。このたびは、選考から内定までお世話になりました。」この返信に対する会社からのお礼には、返信を重ねずに終えます。

例文に足さないほうがよい文があります。入社を前向きに検討しているという含みを持たせる文、辞退の理由を細かく書く文、他の求人や条件への不満を書く文です。辞退の意思が変わらないことが1文で伝われば、返信の役目は終わっています。

6. よくある質問

Q1. 辞退メールに返信が来ないときはどうすればよいですか？

A. 辞退の効力に変わりはありません^＊1＊2。気になるときは、送信した日付と文面を残し、会社に電話して届いたかを尋ねます。

Q2. お礼だけの返信にさらにお礼を返したほうがよいですか？

A. 1通目の返信なら任意で、送るなら受け取りへのお礼を1文にします。2通目以降のお礼だけの返信には、返さずに終えてかまいません。

Q3. 会社の質問に答えないと辞退は無効になりますか？

A. 会社の承諾があるかどうかで、辞退の効力は変わりません^＊1＊2。ただ、質問や依頼に答えないと会社は次の手続きに進めないので、聞かれたことには答えます。

Q4. 電話で話したいと言われたら応じる必要がありますか？

A. 辞退の連絡は、メールで伝えることもできます^＊3。電話に応じないときは、メールで辞退の意思を書いて返します。

Q5. 辞退は認めないと返信されたらどうなりますか？

A. 内定の辞退を企業は拒否できません^＊4。雇用の終了は、辞退を伝えた日の2週間後です^＊1。

Q6. 返信に期限が書かれていて間に合わないときはどうしますか？

A. 答えられる日を先にメールで知らせます。期限は会社が決めた依頼であって、辞退の効力とは別の話です^＊1。

7. まとめ：質問や依頼があれば返信しお礼だけなら返さない

会社から返信が来たら、まず質問や依頼の文が入っているかを読み、入っていれば1通で答えて返信を終えます。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 民法 第627条（e-Gov法令検索）
＊2 しっかり学ぼう！働くときの基礎知識「退職、解雇、雇止めなど」（厚生労働省 確かめよう労働条件）
＊3 京都新卒応援ハローワーク「内定後のこと」（厚生労働省 京都労働局）
＊4 就職活動ハンドブック 9「内定者からの辞退について」（東京都産業労働局）