内定辞退メールのテンプレ｜件名や宛名など直す5か所

内定辞退メールのテンプレで直すのは、件名や宛名など5か所です。骨組みはそのまま写せますが、ここを替えないまま送ると、受け取った採用担当者には誰のどの選考の話なのか伝わりません。

メールは、電話で伝えたあとに送る記録として置くと、話した日付と伝えた一文が相手の手元に残ります。やり取りがメールだけで進んできた相手なら、メールで返すほうが自然です。連絡をくれた手段に合わせてください。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 内定辞退メールで直すのは5か所

内定辞退のメールは、5か所を書き替えれば残りをテンプレのまま写して構いません。書き替えるのは、件名・宛名・選考の段階・辞退を伝える一文・送る時刻です。この5か所が空のままだと、受け取った側は誰がどの選考を降りるのか読み取れません。逆に5か所さえ埋まっていれば、挨拶や結びの文は定型のままで通じます。

そのため、テンプレを開いたら先に5か所へ印を付けてください。件名は自分の氏名と用件を並べた形に替え、宛名は採用の連絡をくれた担当者の名前にします。選考の段階は、面接の途中なのか通知を受けたあとなのかで書く一文が別です。印を付ける手間は3分で済みます。

実際、5か所のほかは手を入れなくても通じます。冒頭のあいさつ、詫びの一文、結びの一行は、テンプレの言い回しのままで構いません。そこを自分の言葉に置き替えようとすると、かえって文が長くなります。直す場所は5つに絞ってください。

ただし、文面に手を付ける前に決めることがもう1つあります。声で先に伝えるか、文字だけで済ませるかという手段の選び方です。入社日まで日数があるなら、メールから入っても構いません。残り日数が少ないときは、電話をかけてからメールを送ってください。

2. 入社日が近いときは電話を先にかける

まず、声と文字のどちらを先に使うかを決めます。決め手になるのは、入社日まで何日あるかです。メールは相手がいつ開くか分かりませんから、残りの日数が短いほど電話が先に来ます。

ただし、最初から最後までメールだけでやり取りしてきた相手には、返事もメールで構いません。日程の調整も通知もメールで来ていたなら、そこへ返信する形が読み手にも分かりやすいです。電話番号を知らされていないこともあります。相手が使ってきた経路へ返してください。

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3. 辞退の申し入れが届いてから2週間で契約が終わる

内定の通知を受けた時点で、入社日を始期とする労働契約が成立したと認められることが多いと考えられています＊1。そのため辞退は、応募の取り下げではなく、成立した労働契約の解約の申し入れにあたります＊1。期間の定めのない労働契約では、申し入れから2週間で契約が終わります＊2。起点になるのは、相手がその申し入れを受け取った日です。

実際、この2週間が効いてくるのは入社日が目前のときです。前日に申し入れても、契約はその日のうちには終わりません。だからこそ残りが短いほど、届くのが早い手段を先に選びます。電話が先に来るのはこのためです。

そのため、メールには送った日付と署名を残します。署名には氏名と電話番号とメールアドレスを並べ、本文の末尾に置きます。受け取った側は、署名を見れば誰からの連絡かをすぐに照合できます。テンプレの署名欄を空のまま送らないでください。

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4. テンプレのまま送れない5か所

まず、件名と宛名から手を入れます。テンプレの件名は用件だけで止まっているので、誰から届いた連絡なのかが一覧で分かりません。氏名を並べて置けば、受信箱に並んだ時点で中が読めます。

次に、本文の1文目に、選考の段階と辞退の意思を書いてください。面接のあとで降りるのか、通知を受けたあとで降りるのかで、相手が動かす手続きが変わります。段階を書かないまま辞退だけを伝えると、担当者は記録を探し直さなければなりません。

5. テンプレのままの書き方と直した書き方

実際に、テンプレの一文と手を入れた一文を並べると差が見えます。左の列がテンプレによく入っている書き方、真ん中が受け取った側に届かないこと、右が書き替えた形です。5か所それぞれに1行ずつ対応させています。

5か所の書き替え表

テンプレのままの書き方	何が伝わらないか	直した書き方
件名：内定辞退のご連絡	誰から届いたのかが受信箱で読めない	件名：内定辞退のご連絡（山田太郎）
ご担当者様	どの部署の誰に宛てたのかが決まらない	株式会社◯◯　人事部　◯◯様
先日はありがとうございました	どの選考のあとの連絡なのかをたどれない	一次面接の機会をいただいた件でご連絡しました
辞退させていただきたく存じます	決めたのか迷っているのかが読み取れない	内定を辞退いたします
書き上げた直後に送信	相手がいつ開くかをこちらで決められない	急ぐときは電話をかけてからメールを送る

そのうえで、真ん中の列に並べたことが1つでも残っていないかを見ます。届かないのは、書き手だけが知っている前提を文に出していないときです。社名も段階も、読む側は届いた文面からしか受け取れません。書いてあるかどうかだけを見ます。

ただし、右の列をそのまま写しても、社名と氏名が空欄のままでは届きません。株式会社を前に置くか後ろに置くかや部署名の表記は、内定の通知に書かれていた形へそろえます。敬称は御中と様を重ねずに1つだけ置きます。写したあとに、もう一度宛名だけを見直してください。

6. そのまま写せる辞退メールの文例4つ

4つの文例は、件名から署名までをそのまま写せる形にしています。会社名は株式会社◯◯、担当者名は◯◯様に置き替えてください。

ただし、4つとも理由は一身上の都合でとどめています。ほかに決めた会社の名前や、示された条件を書き足す必要はありません。辞退を伝える一文は、言い切る形で1つだけ置きます。迷っている段階なら、まだ送らないでください。

実際、4つの文面で入れ替えているのは冒頭の2行と本文の1文目だけです。件名と宛名を書き替え、どの段階からの辞退かを頭に置けば、残りは同じ定型で通ります。書き終えたら、送信の前に宛名の社名を見直してください。

7. よくある質問（Q&A）

Q1. メールだけで辞退を伝えても問題ありませんか？

A. やり取りがメールで進んできた相手には、メールで伝えて構いません。面接の日程も内定の知らせもメールで届いていたなら、そのまま返信して差し支えありません。ただし入社日までの残りが短いときは、電話を先にかけます。

Q2. 電話をかけたあとでもメールを送る必要がありますか？

A. 電話のあとにメールを送ると、いつ誰に伝えたかが双方の手元に残ります。声だけのやり取りでは、伝えた日付が文字として残りません。解約の申し入れから2週間という区切りがあるため＊2、送った日が分かる形にしておきます。

Q3. 送る時刻に決まりはありますか？

A. 時刻そのものに決まりはありません。ただし書き上げた直後にそのまま送ると、相手がいつ開くかをこちらでは読めません。返事がその日のうちに要る用件なら、先に電話で伝えてから文面を送ります。

Q4. 辞退の理由はどこまで書けばよいですか？

A. 一身上の都合の一文で足ります。転職先の社名や示された条件を書き添える必要はありません。聞かれたときに答えられる範囲だけを手元に用意しておきます。

Q5. 辞退のメールに返信が来ないときはどうすればよいですか？

A. 同じ文面を再送し、件名の頭に【再送】と入れます。最初に送った日時を本文へ書いておけば、相手は受信箱をさかのぼって照合できます。入社日が迫っているなら、再送より先に電話をかけます。

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8. まとめ：内定辞退メールは5か所を書き替えて送る

メールを送る前に、件名の氏名をもう一度読み直してください。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省 確かめよう労働条件（採用の内定・内々定について、取消や辞退する場合の注意点）（2026年確認）
＊2 e-Gov法令検索「民法」第627条（2026年確認）