労働条件通知書は毎年必要か？正社員と契約社員の受け取り時期

毎年4月になると契約社員の同僚だけが書面を受け取っていて、正社員の自分には何も来ない。転職して1年がたち、入社のときにもらった労働条件通知書がまだ有効なのか気になっている人もいます。

労働条件通知書は毎年必要かというと、法律で労働条件の明示が求められるのは労働契約を結ぶときで、有期の契約を更新するときもそれに含まれます^＊1＊2。期間の定めがない正社員は入社のときに1回受け取り、契約社員などは更新のたびに受け取ります。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 労働条件通知書は毎年必要か｜正社員は入社時で有期は更新のたび

正社員なら、労働条件通知書を受け取るのは入社のときです。契約社員やパートのように期間の定めがある人は、契約を更新するたびに受け取ります^＊1＊2。

労働基準法第15条は、会社に対して、労働契約の締結に際し、賃金や労働時間などの労働条件を労働者に明示するよう求めています^＊1。条文が明示の時期として書いているのは契約を結ぶときで、毎年や定期的にといった言葉はありません^＊1。

厚生労働省の資料は、労働条件の明示を、会社が契約期間や就業場所、賃金、退職などを示すことだと説明しています^＊2。示す場面は労働契約を結ぶ際で、更新の場合も含みます^＊2。有期の契約は、更新のたびに新しい契約を結ぶことになるので、そのつど明示が要るのです。

正社員の契約には更新がありません。入社のときに受け取った書面に書かれた条件が、変更が無いかぎり続いていくと考えてください。毎年同じ書面が届かないのは、会社が手続きを忘れているからではなく、法律の上で求められている時期がそこではないからです。

ただし、労働契約を結ぶ時期にはもう1つの場面があります。有期の契約が無期に転換されて新しく無期の労働契約が成立するときも、転換後の労働条件を明示する必要があるとされています^＊2。

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2. 契約期間の定めの有無で変わる書面の受け取り時期

書面で労働条件を受け取る時期を、契約期間の定めがあるかないかで分けて並べました。自分の雇用契約書や労働条件通知書の「契約期間」の欄を見ると、どちらに当たるかが分かります。

労働条件の明示が必要な時期と書かれる中身

働き方	書面を受け取る時期	書かれる主な中身
期間の定めがない正社員	入社して労働契約を結ぶとき＊1	就業場所と業務、その変更の範囲、賃金、労働時間など＊2
契約社員・パートなど有期の契約	契約を結ぶときと更新するたび＊2	上の中身に加えて、更新上限の有無と内容＊2
無期転換の申込みができる有期の契約	申込みができる契約に更新するとき＊2	無期転換を申し込めることと転換後の労働条件＊2

労働条件のうち決められた事項は、書面を渡して示す必要があります^＊2。働く人が望んだ場合は、紙の書面ではなく、ファクシミリや電子メールなどで送ってもらうこともできます^＊2。

書面の様式は自由で、厚生労働省はモデル労働条件通知書を公開しています^＊2。会社によっては雇用契約書と労働条件通知書を1枚にまとめているので、書類の名前ではなく、書かれている中身で判断します。

3. 正社員と有期の契約で書面が要る場面の違い

契約期間の定めがあるかどうかと、入社のときか入社した後かの2つで、書面が要る場面を分けました。

図の右上と右下が、有期の契約で書面が繰り返し届く理由です。契約社員の同僚に毎年書面が届いているなら、その人の契約は期間の定めがあり、更新ごとに契約を結び直していることになります。

期間の定めがある契約では、更新するかどうかと、更新するときの判断の基準も、契約を結ぶ際に会社が書面で示す労働条件とされています^＊3。更新されるかどうかが分からないまま働き続ける状態を防ぐための決まりです。

一方、左下の場面は、法律が交付を義務づけている時期とは別の話です。正社員の賃金や勤務地が入社後に変わったときの書面は、このあとの「正社員で賃金や勤務地が変わったときの書面」で説明します。

4. 2024年4月から労働条件通知書に加わった項目

2024年4月から、労働条件の明示で書く項目が増えました^＊2。対象はすべての労働者で、正社員だけでなく、パートや契約社員、派遣労働者、定年後に再雇用された人も含まれます^＊2。

すべての人に加わったのは、就業場所と業務の変更の範囲です^＊2。入社した直後の勤務地や仕事に加えて、将来の配置転換などで変わりうる場所と業務を書くことになりました。この書面での明示は、契約の締結時と、有期契約の更新時に必要です^＊2。

有期の契約で働く人には、更新上限の有無と内容が加わりました^＊2。更新上限とは、契約を通算で何年まで、または何回まで更新するかという上限のことです。最初の契約より後に上限を新しく設けたり短くしたりする場合は、会社がその理由をあらかじめ説明する必要があります^＊2。

無期転換を申し込める権利が生じる契約に更新するときは、無期転換を申し込めることと、転換した後の労働条件も書面で示されます^＊2。初めて申込みの権利が生じた契約が終わった後も有期で更新を続けるなら、更新のつど同じ明示が必要です^＊2。

変更の範囲の明示が必要になるのは、2024年4月1日以降に契約を結んだ人や更新した人です^＊2。それより前に入社した正社員の手元にある書面に変更の範囲が無くても、会社が明示の決まりに反しているとは限りません。

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5. 正社員で賃金や勤務地が変わったときの書面

入社してから、昇給で賃金が上がったり、部署の異動で勤務地が変わったりすることがあります。こうした変更のときに労働条件通知書を新しく出すよう求める条文は、労働基準法第15条にはありません^＊1。

そのかわり、労働契約法第4条第2項は、労働者と使用者が労働契約の内容をできる限り書面で確認するものとしています^＊3。この規定は、契約を結んだときだけでなく、契約が変更されて続いている間の場面も広く含みます^＊3。

労働契約法第4条第2項が書面での確認を定めたのは、後で争いになるのを防ぐためだと説明されています^＊3。労働者が契約の内容を十分理解しないまま契約を結んだり変えたりすると、争いが起きやすいからです^＊3。言った言わないで食い違うのを避けるために、書面を残しておく意味があります。

厚生労働省の解説は、労働条件の説明が求められる例として、契約を結んだ後に就業環境や労働条件が大きく変わる場面を挙げています^＊3。条件が大きく変わったのに書面が何も無いときは、変わった内容を書いたものを会社に頼んでみてください。

頼むときは、何が変わったのかを先に書き出しておくと話が早く進みます。賃金の額、勤務地、仕事の中身、労働時間のどれが変わったのかを分けておけば、会社も書面に書く項目を選びやすくなります。

6. 転職で入社するときに労働条件通知書で読む欄

転職して正社員として入社するなら、入社のときに受け取る書面が、その後も条件の元になります。毎年届くわけではないので、受け取ったときに中身を読み、控えを自分の手元にも残しておくことが大切です。紙で受け取ったなら、写真やスキャンで写しも作っておくと探しやすくなります。

まず読むのは契約期間の欄です。期間の定めなしと書かれていれば、更新の無い契約で、次に書面を受け取るのは条件が変わったときになります。期間が書かれていれば有期の契約なので、更新の有無と判断の基準も読みます^＊3。

リモートワークで働く人は、就業場所の欄も見ておきましょう。入社した直後からテレワークをすることが想定されている場合、自宅やサテライトオフィスなどは雇入れ直後の就業場所として書かれます^＊2。入社後にテレワークをすることが想定されている場合は、変更の範囲として書かれます^＊2。

メールで受け取った場合は、添付のファイルを自分の手元の保存先にも残しておきましょう。会社のメールアドレスあてに届いたものは、退職すると読めなくなることがあります。

書面の中身が面接で聞いた話と違うと感じたら、入社前に人事の担当者に聞いてください。入社してから気づくより、受け取った時点で聞くほうが、話し合いがしやすくなります。

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7. よくある質問

Q1. 労働条件通知書は毎年もらう必要がありますか？

A. 入社時の1回で足ります。期間の定めがない契約には更新が無いからです。労働基準法第15条は、明示の時期を「労働契約の締結に際し」としています^＊1。

Q2. 契約社員はなぜ毎年受け取るのですか？

A. 有期の契約は更新のたびに契約を結ぶことになり、そのつど労働条件の明示が要るからです^＊2。

Q3. 昇給したのに新しい書面が来ません法律に反していませんか？

A. 賃金の変更のたびに書面の交付を求める条文は労働基準法第15条にありません^＊1。ただ、労働契約法第4条は変更後も書面での確認に努めるよう定めているので^＊3、会社に頼むことはできます。

Q4. 労働条件通知書はメールで受け取ってもいいですか？

A. 受け取れます。本人が希望すれば、メールで送ってもらう形も認められています^＊2。

Q5. 入社が2024年3月以前だと変更の範囲は書かれていませんか？

A. 書かれていなくても不思議ではありません。変更の範囲は、2024年4月1日以降の契約の締結と更新から明示が必要になりました^＊2。

Q6. 有期の契約を更新したのに書面が届きませんどうすればいいですか？

A. 更新のときも労働条件の明示が必要とされているので^＊2、人事の担当者に書面を出してもらうよう頼んでください。

8. まとめ：労働条件通知書は正社員なら入社時で有期は更新のたび

正社員にとっては入社時の労働条件通知書がその後の条件の元になるので、契約期間と就業場所の欄を読んで、控えを手元に残しておいてください。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 労働基準法 第15条（e-Gov法令検索）
＊2 2024年4月からの労働条件明示のルール変更 備えは大丈夫ですか？（厚生労働省・2024年9月）
＊3 労働契約法のあらまし（厚生労働省・2024年4月）