退職届の用紙はダウンロードでいい？縦書きと横書きの書き方

退職届の用紙に、決まった書式はありません。会社が配っている様式があるならそれを使い、無ければ手元の紙で作れます。文具店の便箋でも、パソコンで作った書面でも、書く中身は変わりません。

まず見るのは、就業規則に様式の定めがあるかどうかです。厚生労働省のモデル就業規則にも、退職の申し出に関する条項が置かれています＊1。会社の規則に指定があれば、それに従ってください。

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監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）

1. 用紙に決まりはない

退職届の用紙は、法律でも様式が決まっていません。社内に配布された書式があるなら、それをそのまま使います。見当たらなければ自分で用意し、紙はA4の白いものが扱いやすいでしょう。パソコンで作って印刷する形も、手書きの指定が無ければ通りました。

まず、就業規則の退職の条項を読みます。様式の指定や提出先が書かれていれば、それが社内の決まりです。指定が見当たらない会社のほうが多く、その場合は自分で作ります。

そのため、ダウンロードできる用紙を探す前に、社内の案内を見るほうが早く終わります。人事の共有フォルダに書式が置かれている会社もありました。見当たらないときだけ、自分で作る形に切り替えてください。

自分で作る場合、必要なのは白い紙とペン、またはパソコンと印刷環境です。用紙のサイズはA4で足ります。B5の便箋を使う会社もありますが、封筒に入れば大きさは問われませんでした。

印刷して使う様式を探すときは、出どころに気をつけます。配布元が分からないものには、会社名や部署名の欄が最初から入っていることがあるためです。余計な欄があると、書かなくてよいことまで書く形になります。

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2. 手書きとパソコンのどちらでもよい

手書きとパソコンのどちらを選ぶかは、社内の指定で決まります。

手書きを求める会社は、署名の筆跡を残す意図で指定しています。この場合は本文まで手書きにします。黒のボールペンか万年筆を使い、消せるペンは避けてください。

一方、指定が無ければパソコンで作れます。読みやすく、日付や退職日を直すのも簡単です。印刷したあと、氏名の欄だけ手書きで署名する形もよく使われました。

どちらの場合も、書き損じたら新しい紙で作り直します。二重線と訂正印で直すと、受け取った側が原本かどうかを判断しにくくなるためです。

印刷して使うなら、余白を広めに取ります。上下左右を2センチほど空けると、封筒に入れたときに文字が折り目にかかりません。文字の大きさは10.5ポイントから12ポイントが読みやすい範囲でした。

署名を手書きにするかどうかで迷ったら、社内の前例を聞きます。総務や人事は過去に受け取った形を知っており、どちらでも通ると答えることが多いでしょう。前例が無い会社では、署名だけ手書きにしておけば差し戻されません。

紙の厚さは、市販のコピー用紙で足ります。厚手の紙にすると折り目が戻りやすく、封筒の中で膨らむためです。便箋を使う場合も、透ける薄さのものは避けました。

会社の様式が電子ファイルで配られている場合は、そのまま入力して印刷します。書式が崩れるのを避けたいなら、PDFに書き出してから印刷する形が確実でした。氏名の欄だけ空けて印刷し、あとから署名する手もあります。

3. 書く6つの項目

退職届に書くのは6つです。表題、本文、退職日、提出日、所属と氏名、そして宛名。この6つが並んでいれば、様式が違っても差し戻されませんでした。

表題は「退職届」と書きます。会社の承諾を待つ形にしたいなら「退職願」です。承諾の前なら取り下げられる違いがあるので、どちらを出すかは先に決めておきます。

本文は定型で構いません。「このたび一身上の都合により、令和8年10月31日をもって退職いたします」の1文で足ります。理由を詳しく書く必要はなく、自己都合なら一身上の都合とだけ書きました。

退職日は、就業規則の申し出の期限と、次の入社日の両方から決めます。期間の定めのない契約なら、申し入れから2週間で雇用が終わると法律で決まっています＊2。この下限を割る日付は書けません。

そのため、宛名は会社の代表者名にするのが基本です。直属の上長へ手渡す場合でも、宛名は社長名で書きます。社内の慣行で人事部長宛にしている会社もあるため、迷ったら就業規則を見ます。

日付の書き方は、和暦と西暦のどちらでも構いません。ただし退職届の中では統一します。提出日を西暦、退職日を和暦のように混ぜると読み違いが起きます。会社の様式に合わせるのがいちばん迷いません。

所属は、部署名と課名まで書きます。同じ姓の社員がいる会社では、所属が無いと誰の届出か分からなくなるためです。氏名は戸籍の表記で書き、旧姓で働いている場合は併記します。

退職理由を詳しく書かないのは、後の手続きに影響しないためです。自己都合か会社都合かは、離職票の離職理由で整理されます。書面に不満や事情を書き足しても、そこは変わりませんでした。

押印の欄がある様式を渡された場合は、認印を押します。実印や銀行印である必要はなく、朱肉を使う印であれば足ります。シャチハタを断る会社もあるため、指定が無ければ朱肉の印を選んでおくと安全でした。

4. 作ってから出すまでの4段

用意してから提出するまでを4段に分けました。

最初の段で社内の様式を見ておけば、あとは書くだけです。ここを飛ばして先に作ると、指定の書式と違って作り直すことになります。共有フォルダと就業規則の2か所を開けば、たいてい分かりました。

書き終えたら、封筒に入れて手渡します。封筒は白の無地で、A4を3つ折りにするなら長形3号です。郵送する場合は、届いた日が申し入れの日になるため、退職日から逆算して投函します＊2。

手渡しのときは、封筒の向きを相手に合わせて差し出します。封をしたまま渡し、その場で開封を求められたら応じる形で構いません。受け取った側が中身を見て、その場で受領の返事をもらえることもありました。

提出の場では、口頭でも一言そえます。「退職届をお持ちしました」と伝えてから渡せば、受け取った側もその場で用件が分かります。無言で封筒だけ置くと、開くまで中身が伝わりませんでした。

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5. 縦書きと横書きの違い

書き方の向きで変わるのは、項目を置く位置だけです。

【表1】縦書きと横書きで変わるところ

項目	縦書き	横書き
表題	1行目の中央	1行目の中央
本文	2行目から書き出す	表題の下に1行空けて書く
提出日	本文の次の行の下寄せ	右上または本文の下
所属と氏名	提出日の次の行の下寄せ	本文の下の右寄せ
宛名	最後の行の上寄せ	所属と氏名の下の左寄せ

縦書きは便箋に手書きするときに使われます。行の始まりが右になるため、提出日と氏名を下へ寄せると読みやすくなりました。数字は漢数字で書く形が多く見られます。

横書きはパソコンで作るときに向いています。日付を算用数字で書けるので、退職日の入力も直しやすいでしょう。どちらの向きでも、6つの項目がそろっていれば扱いは変わりません。

会社によっては、退職届の提出をシステム上で行う場合もあります。紙の用紙を使わず、申請の画面から入力する形です。この場合も書く内容は同じで、退職日と理由の欄だけ先に決めておけば入力は数分で済みました。

会社の様式が横書きなら、こちらも横書きにそろえます。縦書きの様式に横書きの紙を混ぜると、ファイルにとじたときに向きがそろいません。社内の書類とそろえておくと、受け取った側の手間も減りました。

縦書きで書くときは、行頭を1字下げません。表題は中央、本文は2行目から書き出す形が読みやすい並びです。横書きでも同じで、表題を中央に置けば体裁は整いました。

表の並びは、上から書く順番でもあります。表題から書き始め、宛名を最後に置くと、行の高さがそろいやすくなりました。書き始める前に、用紙の上下の向きも決めておきます。

6. 出す前に見る4点

提出の前に4つだけ見ます。

4点のうち3点は、提出する前にしか直せません。渡したあとに日付が違うと気づいても、原本は会社にあります。封をする前に、日付を2か所とも読み上げて見比べました。

控えを残すのは、退職日を後から聞かれたときのためです。写真で撮っておけば、いつ出したかもすぐ答えられます。原本は会社に渡るので、手元には何も残りません。

提出のあとに退職日が変わることもあります。引継ぎの都合で1週間ずれるような場合は、届出を出し直すか、上長と人事へ連絡して記録を残します。口頭だけで済ませると、離職票の日付と食い違うことがありました。

封筒に入れる前に、紙の折り目をそろえます。3つ折りにするなら下から折り上げ、次に上を重ねる順です。折り目が逆になっていても受け取ってもらえますが、そろっていれば開いた側がすぐ読めます。

控えの写真は、提出の直前に撮ります。封をしたあとだと開け直すことになり、折り目が二重につきました。撮った画像は、退職日までのやり取りが終わるまで残しておきます。

7. よくある質問（Q&A）

Q1. 退職届の用紙はどこで手に入りますか

A. 社内で配られていればそれを使います。無ければ手元のA4用紙で作れました。

Q2. 手書きでないと受け取ってもらえませんか

A. 手書きの指定が無ければ、印刷した書面で通ります。署名だけ手書きにする形も使われました。

Q3. 縦書きと横書きのどちらがよいですか

A. どちらでも差し支えありません。手書きなら縦書き、パソコンなら横書きが作りやすいでしょう。

Q4. 押印は必要ですか

A. 会社の指定があるときだけです。指定が無ければ署名だけで足ります。

Q5. 退職日はいつにすればよいですか

A. 就業規則の期限と、申し入れから2週間の下限の両方を満たす日です＊2。次の入社日からも逆算します。

Q6. 退職日が後からずれた場合はどうしますか

A. 上長と人事へ連絡し、記録に残してもらいます。口頭だけだと、離職票の日付とずれることがありました。

Q6. 退職の時期を相談できますか

A. 求職者の登録と利用は無料です＊3。

8. まとめ：様式を見てからA4の紙で作る

様式を先に見てから作れば、書き直しは起きません。用紙が決まったら、封筒と提出の日を次に決めてください。手渡しなら当日、郵送なら届く日から2週間を数えて逆算します＊2。

※公開中の求人数は時期によって変わります。記事中の求人の傾向は執筆時点のものです。

出典・参考情報

＊1 厚生労働省「モデル就業規則について」（2026年確認）
＊2 e-Gov法令検索「民法」第627条（2026年確認）
＊3 リラシク よくあるご質問（登録料金・在職中の登録）（2026年確認）